Gleich mal vorweg… Ich habe es noch nicht geschafft.
Heute früh um 8 Uhr. Die Aufgabe. Auf der Grundlage einer Microsoft Word Datei eine neue Datei erstellen. Davor die Datei suchen und vor allem finden.
Dokumente finden – intuitiv und schnell. Einfache Microsoft Windows Suche Software. Alle Dateien mit Namen und Pfadangabe durchsuchen. Zusätzlich Adobe Portable Document Format PDF, Microsoft Word DOC, DOCX, Microsoft Excel XLS, XLSX, Microsoft Powerpoint PPT, PPTX in Volltext durchsuchen. Der Download ist eine PDF Datei. Dort enthalten ist der Download Link zur Software, sowie eine kurze Beschreibung der aktuellen Version.
Gleich mal vorweg… Ich habe es noch nicht geschafft.
Heute früh um 8 Uhr. Die Aufgabe. Auf der Grundlage einer Microsoft Word Datei eine neue Datei erstellen. Davor die Datei suchen und vor allem finden.
Sie haben Ihre Dateien auf Ihren Servern – in Ihrem Intranet – unterschiedlich abgelegt. Und es kommt immer mal wieder vor, dass Sie und Ihre Mitarbeiter gezielt nach Dateien suchen und nicht so schnell fündig werden. Machen wir das Beispiel konkret:
Erfolgreiche Suche am Mittag. Schon faszinierend, wie das menschliche Gehirn funktioniert. Oder vielleicht sollte ich das jetzt nicht in diese Ecke der Verallgemeinerung setzen. Die Situation. Jedenfalls habe ich eben eine Unterlage gesucht.
Die Welt ist kompliziert geworden. Abkürzungen geistern durch die Köpfe; kommen und gehen. Doch manche Abkürzungen entwickeln sich sogar weiter. So auch DMS. Aus Dokumenten Management System wird ECM Enterprise Content Management. Ziel = Alles miteinander zu verbinden. Content wird hier als Ihre gesamtes Wissen, Ihre Inhalte, verstanden.
Was brauchen Sie um Ihren Job am Computer gut zu machen? Richtig. Eine einfache Oberfläche, die Ihnen behilflich ist, alles zu finden, was Sie benötigen um das operative Tagesgeschäft durchzuführen.
Thema: Dateien finden. Da gibt es diese komplexen Gebilde: Dokumenten Management Systeme, kurz DMS. Eine Menge Funktionen dahinter, ggf. auch gleich mit einer Menge von Strukturen verbunden.
Diesen Weg geht auch die „große“ Software QuoMod. In den letzten 10 Jahren ist die QuoMod Säule „Dokumente und Aufzeichnungen“ prima gewachsen. Mit der Methodik Zettel Wirtschaft dokumentiert sieht das dann ungefähr so aus.
Links oben und grafikfüllend der DMS Dokumentenmanagement Bereich der „großen“ QuoMod Softwarelösung. Rechts unten auf einem einzelnen Zettel die Funktionen der neue Mini Lösung QuoMod DMS.
Was macht diese Lösung:
Und mehr nicht (aktuelle Version 1-02). Und auch die Oberfläche ist so simpel, dass man sofort loslegen kann.
In der kostenlosen Variante, gibt es aktuell nur 2 Restriktionen: 1) Import der Dateien nur von Laufwerk C: sowie 2) Volltextsuche basiert nur auf Ziffern sowie Buchstabenfolgen (=Wörter). Volltextsuche von folgenden Dateien: PDF, Microsoft Word sowie Microsoft Excel.
Hier geht es zum Download der neuen „kleinen“ QuoMod Lösung
Für das Durchsuchen des eigenen Rechners ist die neue DMS Lösung prima. Selbst ich verwende diese und bin begeistert, dass ich meine „chaotische“ Ablage von Dateien so wieder richtig im Griff habe.
Keine Lust oben zu klicken? Dann einfach hier eintragen und gleich durchstarten.
Stand 23.05.2018: Download aktuell nicht verfügbar.
Bitte kontaktieren Sie mich. Vielen, lieben Dank.
Das Problem. Ich bin ein intuitiver Mensch. Und so kann es sein, dass ich mal ein Dokument in dem Verzeichnis ablege und eine spätere Version einfach woanders. Oder ich habe immer mal wieder eine neue Idee, in welcher Form Dokumente im Intranet abgelegt werden sollen. Den Aufwand, dann aber alle Dateien nach diesem Prinzip nachträglich neu abzulegen. Nein. Nein. Und nochmals Nein. Das spare ich mir. Jedenfalls meistens.