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Notfallkonzept für Ihre Software

Notfallkonzept für Ihre Software. Haben Sie eins? Haben Sie eine Alternative? Wie viel kostet Ihnen der Ausfall Ihrer Business Software? Wie lange können Sie bei sinkendem Geldfluss überleben? Sind Sie sich des Risikos bewusst? Haben Sie schon mal eine Worst Case – eine „so schlimm kann es werden“ – Studie erstellt? Sind sie vorbereitet? Auf den Ernstfall…

Das Problem: Viele Daten stecken in Dokumenten, die Sie mittels Ihrer Software nicht so einfach erreichen können. Und ggf. sind weitere Daten in Datenbanken, die verschlüsselt oder in irgend einer anderen Form, nicht so einfach zu erreichen sind.

Mögliche Lösung in 2 Schritten:

1) Prüfen in welcher Form die Inhalte Ihrer Dokumente auf Ihren Servern maschinell gut lesbar sind, z.B. in Volltext. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit, ihre Inhalte zu suchen und auch zu finden. Ein mögliche Software hierzu finden Sie hier

Download der Software QuoMod DMS (hier klicken)

2) In Zyklen sollte Folgendes gemacht werden: Erstellen von Dokumenten, die Ihnen die Sicherheit geben, dass Sie auch ohne Ihre Business Software mit all Ihrer Komplexität Ihr operatives Geschäft ausführen können. Ggf. im Idealfall in der Form, dass wieder eine Volltextsuche Sie zum Ziel führt. Beispiele dafür sind auch wichtige Terminlisten, wichtige Zusatzinformationen, die in Ihrer Datenbank schlummern.

notfallkonzept-fuer-Ihre-software-folie

2+) Am besten wäre es, wenn Sie kontinuierlich Ihre Notfall Dokumente erstellen und so immer ein gutes Gefühl haben, und somit dem Notfall den Schrecken nehmen. Ein Konzept, das den Ablauf der Erstellung der Dokumente beschreibt ist sinnvoll und wird Ihnen behilflich sein, Sie auch in Ihrem Business voranzubringen. Fragestellung: „Was benötigen wir wirklich?“

Nachtrag: Die Beschäftigung mit dem möglichen Software Notfall im Unternehmen kann gut als Einstieg, Wiederbelebung oder auch Erweiterung des KVP – Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses – genutzt werden. Sprechen Sie mich gerne dazu an.

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Dateien finden und ausführen

Was brauchen Sie um Ihren Job am Computer gut zu machen? Richtig. Eine einfache Oberfläche, die Ihnen behilflich ist, alles zu finden, was Sie benötigen um das operative Tagesgeschäft durchzuführen.

Thema: Dateien finden. Da gibt es diese komplexen Gebilde: Dokumenten Management Systeme, kurz DMS. Eine Menge Funktionen dahinter, ggf. auch gleich mit einer Menge von Strukturen verbunden.

Diesen Weg geht auch die „große“ Software QuoMod. In den letzten 10 Jahren ist die QuoMod Säule „Dokumente und Aufzeichnungen“ prima gewachsen. Mit der Methodik Zettel Wirtschaft dokumentiert sieht das dann ungefähr so aus.

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Links oben und grafikfüllend der DMS Dokumentenmanagement Bereich der „großen“ QuoMod Softwarelösung. Rechts unten auf einem einzelnen Zettel die Funktionen der neue Mini Lösung QuoMod DMS.

Was macht diese Lösung:

  • Dateien importieren (Grundlage für die Volltextsuche)
  • Dateien filtern (Volltextsuche sowie nach Dateinamen)
  • Dateien ausführen (Doppelklick)

Und mehr nicht (aktuelle Version 1-02). Und auch die Oberfläche ist so simpel, dass man sofort loslegen kann.

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In der kostenlosen Variante, gibt es aktuell nur 2 Restriktionen: 1) Import der Dateien nur von Laufwerk C: sowie 2) Volltextsuche basiert nur auf Ziffern sowie Buchstabenfolgen (=Wörter). Volltextsuche von folgenden Dateien: PDF, Microsoft Word sowie Microsoft Excel.

Hier geht es zum Download der neuen „kleinen“ QuoMod Lösung

Für das Durchsuchen des eigenen Rechners ist die neue DMS Lösung prima. Selbst ich verwende diese und bin begeistert, dass ich meine „chaotische“ Ablage von Dateien so wieder richtig im Griff habe.

Keine Lust oben zu klicken? Dann einfach hier eintragen und gleich durchstarten.

Stand 23.05.2018: Download aktuell nicht verfügbar.
Bitte kontaktieren Sie mich. Vielen, lieben Dank.

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Mein persönliches Dokumenten Chaos

Das Problem. Ich bin ein intuitiver Mensch. Und so kann es sein, dass ich mal ein Dokument in dem Verzeichnis ablege und eine spätere Version einfach woanders. Oder ich habe immer mal wieder eine neue Idee, in welcher Form Dokumente im Intranet abgelegt werden sollen. Den Aufwand, dann aber alle Dateien nach diesem Prinzip nachträglich neu abzulegen. Nein. Nein. Und nochmals Nein. Das spare ich mir. Jedenfalls meistens.

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EKS Strategie Phasen umdrehen

EKS Strategie Phasen umdrehen. Warum soll ich das „erfolgversprechendste Spezialgebiet“ herausarbeiten, wenn das „konstante Grundbedürfnis“ der Kunden etwas ganz anderes ist… ein Idee: Das EKS Phasenmodell einfach umdrehen. Schauen Sie sich dazu das Video an.

Sorry! Dieser Video Player Verweis nach YouTube wurde aufgrund der europäischen DSGVO Datenschutz Grund Verordnung herausgenommen.

Manchmal bekommt eine Sache eine ganz andere Richtung und Innovation kann entstehen. Und nun die Frage: Heute schon mal rückwärts gedacht? Etwas gedreht? Von rechts, links, unten, oben betrachtet?

Ja. Es gibt Sie. Die tollen Ideen aus „Das große 1×1 der Erfolgsstrategie“. Das Buch geschrieben von Kerstin Friedrich, Fredmund Malik (in der Abbildung) sowie Lothar Seiwert.

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Ich werde viel damit arbeiten. Mit dem Buch. Immer griffbereit. Und ich werde es so drehen und wenden, damit im Sinne meiner Kunden Innovation entstehen kann. Vielen, lieben Dank.

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Die 3 Säulen der QuoMod Software

Software gibt es auf dem Markt zu genüge. Das Problem: Diese sind häufig nicht so flexibel anpassbar, wie man es gerade benötigt. Häufig stellt sich im Business die Frage „Make or Buy“. Und besonders die Spezialisierung macht den Firmen hier zu schaffen.

Eine Lösung ist der Einsatz einer „Meta Software“, die es Ihnen ermöglicht eigene Software selbt zu definieren und dann in Ihrem Unternehmen ablaufen zu lassen. Und solch einen Ansatz verfolgt die „QuoMod Software Philosophie“.

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Erfahren Sie hier in kompriemierter Form welche Chancen Ihnen ein solcher Meta Ansatz bietet. Aufgeteilt in die 3 Bereiche (=Säulen) der QuoMod Softwarelösungen.

Stammdaten

Die Struktur der Stammdaten in QuoMod können Sie selbst bestimmen. Sie definieren welche Objekte benötigt werden sowie deren Abhängigkeiten untereinander. Und Sie definieren welche Eingabefelder Sie in den Objekten für Ihre Daten benötigen. Zur Auswahl stehen Textfelder, Auswahlfelder, Optionsfelder (ja/nein) sowie Memofelder. Zur weiteren Strukturierung Ihrer Daten können Reiter erstellt werden. Dazu ist es nicht notwendig zu programmieren. Sie definieren. Mehr ist nicht zu tun. Hier ein Beispiel zu einer Detailsansicht für Projektdefinitionen:

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Nach der Definition können Sie Daten eingeben, speichern sowie über eine Volltextsuche alle Inhalte wiederfinden.

Arbeitsabläufe

An jedes Objekt können Arbeitsabläufe gekoppelt werden. Daraus folgt, dass Sie standardisierte Abfolgen definieren können; die dazu führen, dass jedes Objekt einen Status – einen Status Quo – erhält. Da auch diese Definition vollkommen frei ist, können sich hiermit  beliebige Geschäftsprozesse zum Leben erwecken. Hier ein Beispiel aus dem Bereich Aufgabenmanagement:

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Als netter Nebeneffekt wird in Ihrem Unternehmen das Soll definiert und das Ist kann anhand der Anwendung des Arbeitsablaufs nachvollzogen werden.

Dokumente und Aufzeichnungen

An jedes Objekt können Dokumente, das sind die Vorlagen z.B. aus Microsoft Word oder Excel, gebunden werden. Und so eine gesicherte Anwendung immer des aktuellsten Dokuments geschehen. Die Aufzeichnungen, das sind die Dateien, werden ebenso immer aktuell gehalten und mit der Bindung zu den Objekten ist ein Auffinden jederzeit gewährleistet. Alle Dokumentarten können verwendet werden und mit einfachen Drop (=Falllenlasse) Funktion mittels Maus in der QuoMod Software importiert werden.

Resumee

Die QuoMod Software stellt Ihnen einen Werkzeugkasten zur Verfügung, um Ihr Business zu modellieren und dann auch im operativen Tagesgeschäft ablaufen zu lassen. Die Meta Sichtweise ist Ihnen behilflich die 3 typischen Bereiche einer Unternehmenssoftware (= Stammdaten, Arbeitsablauf sowie Dokumente und Aufzeichnungen) miteinander optimal zu verbinden.

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Leitbild Rewe Online als Vorlage

Leitbild Rewe Online als Vorlage für ein gut strukturiertes Unternehmensleitbild verwenden. Das könnten wir tun. Und in diesem Artikel tue ich es: Einzelne Grundwerte der REWE Group so auseinander nehmen, dass eine Struktur entsteht, die verwendet werden kann eine kontinuierliche Unternmehmensentwicklung zu starten.

In dem zwar nicht unbedingt ganz aktuellen TV-Spot der Firma finden Sie schon die ersten Ansätze, die Sie auch im Leitbild wiederfinden: Zum Beispiel den Slogan „Besser leben“ und die vielen direkten Bezüge zu Menschen.

REWE TV Spot – Eine regionale Liebesgeschichte auf YouTube (hier klicken)

Auf der Homepage der REWE Group finden Sie die einzelnen Grundwerte gut strukturiert und mit einzelnen Folien weiter erläutert. Spannend auch das Ausrufezeichen jeweils am Ende!

1) Wir handeln eigenverantwortlich im Sinne der Gemeinschaft!
2) Wir handeln für den Kunden – wir sind mitten im Markt!
3) Wir haben Mut für Neues, Stillstand ist Rückschritt!
4) Wir begegnen einander offen, mit Vertrauen und Respekt. Unser Wort gilt!
5) Wir ringen um die beste Lösung, entscheiden wohlüberlegt und handeln konsequent!
6) Wir sind uns unserer Verantwortung bewusst und handeln nachhaltig!

Jeweils fett unterlegt habe ich mal die Schlagworte. Und an sich müssen Sie für ein Leibild in Ihrer Firma nichts anderes tun, als die einzelnen Grundwerte in den Kontext Ihrer Firma setzen. Hier eine kleine Liste, die mir so in den Sinn gekommen ist:

Gemeinschaft und Eigenverantwortung als Wert im Unternehmen positionieren. Kunden in den  Mittelpunkt setzen. Innovation und Ideen fördern. Den Umgang mit den Mitarbeitern optimieren.  ZDF – Zahlen, Daten, Fakten sowie Konsequenz vorleben. Verantwortung bewusst übernehmen und die Grundgedanken der Nachhaltigkeit im Unternehmen positionieren.

Und wie funktioniert dann Unternehmensentwicklung… ganz einfach. Man nehme die fett markierten Schlagworte und verbinde diese mit Projekten, die das Unternehmen im Rahmen Ihrer schrittweisen Verbesserung definiert.

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So wird allen Mitarbeitern bewusst, dass das definierte Leitbild nicht nur auf dem Papier im goldenen Rahmen auf dem Flur und/oder im Internet zu sehen ist, sondern, dass es auch gelebt wird. Und ist somit einer der wichigsten Dokumente im Unternehmen.

 

PS. Ich bin übrigens ein begeisterter REWE Kunde. In unserer Filiale in Forchheim nehmen sich die Mitarbeiter richtig viel Zeit die Bedürfnisse der Kunden nicht nur zu befriedigen, sondern übertreffen diese. Gestern, 30.08.2014 an der Käsetheke… Weiter so. Daumen hoch. Gefällt mir.

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Immer erreichbar sein

auch am Wochenende. Für den Kunden tue ich alles. Okay, fast alles.

Das Problem: Hier die richtige Balance finden. Auch das ist Thema im EFQM. Im Business Exellence. In dem Ergebniskriterium „Kundenbezogene Ergebnisse“ ist die Erreichbarkeit ein Punkt im Bereich der kontinuierlich stattfindenden Wahrnehmung durch die von Ihnen gewählte Zielgruppe.

Die Frage, die sich stelllt: Was wird von Ihnen erwartet, und was NICHT… und entscheiden tut das Ihre Zielgruppe. Daraus folgt, wenn Sie das Thema Erreichbarkeit begrenzen wollen, müssen Sie auch die entsprechende Zielgruppe haben. Und das ist nicht einfach in einer Welt die nur so voll ist mit Aussagen wir *** 24 / 7 oder *** call me if you want to call me. Und das gut integriert in Ihr persönliches Business Excellence.

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Und wieder zurück zum Thema EFQM. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Begriffe Reaktionszeit sowie Ausfallraten genau definiert haben, also die Indikatoren dieses EFQM Ergebniskriteriums im Griff haben, so können Sie auch mal getrost das Telefonat klingeln lassen; bzw. nicht bei jedem Surren, Piepen oder anderen Geräuschen des Smartphones Ihre aktuelle Arbeit unterbrechen.

 

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Die Wahrnehmung des Faktors Zeit ist ein Dauerbrenner; nicht nur im Business Leben. Der eigene Umgang entscheidet über Erfolg oder Nicht Erfolg. Und die laufende Fokusänderung macht es dem Menschen auch nicht unbedingt einfacher zu agieren. Business Modelle z.B. das EFQM können hier sehr behilflich sein den Sinn der Investition von Zeit zu begründen. In dem Grundprinzip aus dem Jahr 2010 „Ausgewogene Ergebnisse erzielen“ wird von der Befriedigung Ihrer Stakeholder gesprochen. Hier eine kurze Liste möglicher internen sowie externen Stakeholder:

  • Mitarbeiter
  • Manager
  • Eigentümer
  • Lieferanten
  • Gläubiger
  • Kunden

Und Sie können selbst entscheiden, für welche dieser wichtigen Personen Sie immer erreichbar sein möchten oder auch nicht. Sie entscheiden auf der Basis Ihrer persönlichen Präferenz oder vielleicht auf der Basis der weiteren EFQM Grundprinzipien. Weiterhin viel Erfolg dabei.

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Verantwortung für eine nachhaltige Zukunft übernehmen

Was ist zu tun um dieses Grundprinzip des EFQM zu erfüllen?

Kurz und knackig. Machen Sie es wie die Firma Trigema. Vielleicht kennen Sie ja noch die Werbung mit dem Affen. Und dann immer die „Verantwortung übernehmen“. So wie es Geschäftsführer Wolfgang Grupp im TV Spot ganz lässig bei einem Gang durch die Fertigungsstraße von sich gibt.

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In einem Artikel der Aachener Zeitung werden Teile der nachhaltigen Trigema Philosophie genannt:

    • Alle leitenden Angestellten sind ehemalige Lehrlinge.
    • Die Kinder der Beschäftigten haben automatisch einen Anspruch auf einen Ausbildungsplatz im Unternehmen
    • Beim Chef laufen alle Fäden zusammen. Wolfgang Grupp hat kein eigenes Büro, sondern arbeitet mit seinen Verwaltungsangestellten auf einer Ebene zusammen. Nur so ließen sich Entscheidungen möglichst rasch treffen.

Dieses und noch viel mehr könenn Sie hier lesen
Trigema-Chef stellt Unternehmensphilosophie vor

Und zur Homepage des Texttil Unternehmens geht es hier
Trigema

Hier noch kurz eine allgemeine Auflistung der TODOs um soziale, ökologische sowie wirtschaftliche Nachhaltigkeit im Unternehmen zu positionieren:

  • Ethische Geisteshaltung
  • Klare Werte
  • Höchste Standards des Verhaltens als in ein System eingebettetes Unternehmen

Und auch hier kann Software unterstützen die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Ein Beispiel: Die Wiederholung der Grundsätze im Rahmen von Zuweisung der Werte des Unternehmens zu Entscheidungen, die im Unternehmen getroffen wurden und so ganz nebenbei eine Agenda mit Beispielen erhalten.

 

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Unternehmensentwicklung mit der Leitbild Software

Sie haben in Ihrem Unternehmen ein Leitbild definiert.  Dabei eine Mission sowie Ihre Vision beschrieben. Eine Idealvorstellung dargestellt und gut strukturiert auf Papier gebracht. Prima. Und in Ihren Fluren hängt es. Das Papier. Mit einem schönen Rahmen versehen. Damit motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, haben Ihn erstellt. Einen Rahmen für die Themen Strategie, Ziele und operative Aktivitäten. Eventuell machen Sie damit auch schon positive Öffentlichkeitsarbeit. Doch häufig ist es so, dass der Wille nach einem Leitbild zu arbeiten größer ist als die Wirklichkeit.

Und so hängt es da. Im Flur. Hübsch eingerahmt. Das Leitbild.

In so manch hektischem Arbeitsalltag wünschen sich die Mitarbeiter eine Orientierung. Und die wurde an sich im Unternehmen definiert. Im Leitbild. Doch das wird nur nicht häufig genug im Unternehmen kommuniziert. Und Kommuikation kann mit Software unterstützt werden.

Und hier gibt es eine Softwarelösung, die Sie unterstützt auf den Weg vom Leitbild zur kontinuierlichen Entwicklung Ihres Unternehmens. Anbei der erste Foliensatz für die erste Vorstellung der neu angebotenen QuoMod Software

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Erste Webinare hierzu gibt es in Kürze auf der Webinar Plattform Edudip
https://www.edudip.com/academy/Stefan.Bressel