Lenkung von QM Dokumenten in Unternehmen. Häufig auf der Grundlage von Namenskonventionen in Dateinamen und/oder benannten Ordnern/Verzeichnissen kann auf den Inhalt geschlossen werden. Das ist nicht optimal und verbesserungswürdig.

Das Problem

Die Darstellung im Microsoft Windows Explorer – oder einem anderen Suchprogramm wie z.B. auch im Schnellen Wurm (Standard Version) – ist äußerst beschränkt. Insbesondere da die ersten Zeichen der Bezeichnung der Dateinamen die Reihenfolge der Darstellung bestimmen.

Eine mögliche – und bei einer meiner Kunden angewandte – Namenskonvention für QM Qualitätsmanagement Dokumente könnte so ausschauen: Bereich _ (Unterstrich) Dokumentnummer _ Dokumenttyp _ Dokumententitel (Leerzeichen) Eindeutige Ziffernfolge . (Punkt) u Username .v Version . Datei Erweiterung

Die Lösung

Die einzelnen Fragmente des Dateinamens der QM Dokumente in separaten Spalten darstellen, so dass eine Sortierung auf der Grundlage der gewünschten Anwender Sicht erfolgen kann. Weiterführend könnten auch andere Inhalte aus den Dateien als Grundlage für eine einfache und übersichtliche Darstellung dienen. Zum Beispiel die Freigabe Angaben der QM Dokumente. Das könnte dann bei dem obigen Beispiel dann so aussehen:

So funktioniert es

Die Suchmaschine Schneller Wurm besucht nach Aufforderung (Schalter oder im Automatik Modus) alle QM Dokumente in Ihren Ordnern/Verzeichnissen auf Ihrem Server und kann somit die neue Sicht für den Anwender vorbereiten. Und diese vorbereitete Sicht kann dann bei der Suche nach QM Dokumenten direkt genutzt werden.