Bürokosten senken. So geht’s.

Sonntag, 15:00. Zeit für eine kurze Recherche im Internet. Und fündig geworden. Ein Grafik auf heise.de (hier klicken) mit Quelle von Firma Hewlett Packard zeigt, dass die verdeckten Kosten im Büro auf fast 75 % im Bereich Workflow zu finden sind. Laut dieser Studie kostet ein Dokument pro Seite 33-45 Cent. Warum ist das so?

Laut der Studie von Hewlett Packard sollen ganze 47 % der verdeckten Kosten im Dokumenten-Management versteckt sein. Also bei der

1) Speicherung
2) Archivierung
3) Abruf
4) Verteilung
5) Erfassung
6) Indexierung

von Dokumenten auf Ihren Rechnern. Wenn man nun betrachtet, dass die EDV Unterstützung in diesem Bereich – insbesondere von den großen Firmen – doch eine recht teure Angelegenheit ist. Und viele kleine und mittlere Unternehmen vor allem den Projekt – nicht gerade Ressourcen freundlichen – Aufwand scheuen, bleibt Vieles bei alten Vorgehensweisen. Und somit bei hohe Bürokosten.

Als ich vorletzte Woche bei simple-quality.de (hier klicken) auf die neue Version meiner Volltextsuche Software aufmerksam gemacht habe, kam doch gleich die Anmerkung, dass das ja eine prima Übergangslösung sei, da ein „vernünftiges“ Dokumenten Management System in der Firma leider noch nicht in Sicht ist.

Und vielleicht stimmt es. Die leistungsfähige – und vor allem einfach zu installierende – Volltextsuche als Übergangslösung oder auch als Einstieg zur Verringerung der verdeckten Kosten im „noch nicht vorhandenen“ Dokumentenmanagement nutzen. Und das Schöne daran, Sie können gleich starten.

Volltextsuche in Dateien Software kostenlos downloaden (hier klicken)

Nach der Anmeldung erhalten Sie den Link zum Download der Software auf einem Microsoft Windows Einzelplatz. Und aktuell arbeite ich sogar an einer neuen Version. Hier der Startbildschirm der neuen Version 2105-04. Wobei hier eine Sammlung von 633.441 – über eine halbe Millionen – Dateien auf meiner lokalen Festplatte und meinen Servern zugrunde liegt.

Vielleicht verwundert Sie die Einfachheit. Ja. Hier ist ganz bewusst darauf geachtet worden, dass der Anwender am Bildschirm nicht mit zu viel belastet wird. Ein Suchfeld. Eine Anzeige über die Anzahl der Treffer. Und ein Ausgabe in Form einer einfachen Tabelle. Wobei mit einem Maus Doppelklick die passende Software zur gewählten Dateierweiterung gestartet wird. Zum Beispiel die Software Microsoft Word bei *.do* oder auch Adobe Acrobat Reader bei *.pdf Dateien.

Hier anmelden und Version 1-05 erhalten (hier klicken)

Freuen Sie sich auf diese einfache Art Ihre Bürokosten zu senken. Verdeckte Kosten mit Struktur zu begegnen ist vielleicht eine Möglichkeit. Doch Struktur auf dem Schreibtisch (physisch, anfassbar) ist anders als die Struktur auf Ihren Servern (edv technisch, immer mal wieder verteilt). Aber dazu in den nächsten Tagen mehr.

Startup Software kostenlos downloaden. Ankündigung 19. Februar 2015.

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Das Problem: Viele Daten stecken in Dokumenten, die Sie mittels Ihrer Software nicht so einfach erreichen können. Und ggf. sind weitere Daten in Datenbanken, die verschlüsselt oder in irgend einer anderen Form, nicht so einfach zu erreichen sind.

Mögliche Lösung in 2 Schritten:

1) Prüfen in welcher Form die Inhalte Ihrer Dokumente auf Ihren Servern maschinell gut lesbar sind, z.B. in Volltext. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit, ihre Inhalte zu suchen und auch zu finden. Ein mögliche Software hierzu finden Sie hier

Download der Software QuoMod DMS (hier klicken)

2) In Zyklen sollte Folgendes gemacht werden: Erstellen von Dokumenten, die Ihnen die Sicherheit geben, dass Sie auch ohne Ihre Business Software mit all Ihrer Komplexität Ihr operatives Geschäft ausführen können. Ggf. im Idealfall in der Form, dass wieder eine Volltextsuche Sie zum Ziel führt. Beispiele dafür sind auch wichtige Terminlisten, wichtige Zusatzinformationen, die in Ihrer Datenbank schlummern.

2+) Am besten wäre es, wenn Sie kontinuierlich Ihre Notfall Dokumente erstellen und so immer ein gutes Gefühl haben, und somit dem Notfall den Schrecken nehmen. Ein Konzept, das den Ablauf der Erstellung der Dokumente beschreibt ist sinnvoll und wird Ihnen behilflich sein, Sie auch in Ihrem Business voranzubringen. Fragestellung: „Was benötigen wir wirklich?“

Nachtrag: Die Beschäftigung mit dem möglichen Software Notfall im Unternehmen kann gut als Einstieg, Wiederbelebung oder auch Erweiterung des KVP – Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses – genutzt werden. Sprechen Sie mich gerne dazu an.